速さは全てを解決する
あなたの仕事はなぜ遅いのか
仕事はスピードが命！
と頭でわかっていても、実際は多くの人が仕事の遅さに悩んでいます。
今回は最速で仕事を終わらせる方法をご紹介します。
累積戦略としてのノウハウが詰まっていますので、ぜひ活用してみてください。
はじめに仕事が遅くなる原因を探っていきます。
原因は以下のいずれかに分類できます。
・すぐ始めることができない
・やるべきことに集中できない
・段取りが悪く、後手後手になる
・優柔不断、迷う
・書類・資料作成が遅い
・メールに多くの時間を取られる
・会議が多い、時間が長い
・差し戻し、やり直しが多い
仕事のスピードを上げる方法
８原則
先ほど仕事が遅くなる原因をあげました。
それらを改善するためには以下の８原則に従って仕事をする必要があります。
- まず全体像を描く
- 丁寧にやりすぎない
- 仕事のツボを抑える
- 好循環をつくる
- 工夫の仕方を工夫する
- 前倒しする
- 一歩先んじる
- 二度手間を全力で避ける
スピードを上げるためには、まずその仕事の最終成果が何で、それを出すための要素はどんなものがあって、どんな段取りで、どこから手をつけるのが効率的かといったことを整理した上で取り掛かります。上司がいる場合は必ずは最初、途中、最後で全体像を共有します。
仕事のツボを押さえるというのは、その仕事が成功することを何度もシミュレーションして、どこを確実に仕上げるべきかを捉えることです。
こうしたことをコツコツ積み上げていくと、やがて好循環が生まれてどんどん仕事をこなせるようになります。
工夫の仕方を工夫するとは、人とは違うレベルの取り組みをいいます。単語登録を例にとれば、数百の単語登録をして徹底的に文字入力を早くするような努力です。
最後に一歩先んじることは、ある問題に対して他の人より先に持論を持って考えておくことです。そうすることでリーダーシップを発揮し、さらに仕事がやりやすくなります。
思考のスピードを上げる方法
思考スピードを上げる具体的な方法とは、「メモ書き」です。
ゼロ秒思考についてはこちらで詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
メモ書きをすることで地頭が良くなり、思考のスピードも早くなります。
また、メモ書きを活用し、仮説を立てることもおすすめです。
仕事を早くするためには仮説思考が大切です。
この仕事はどんなリスクがあって、どんなメリット・デメリットがあるだろうかといったことを細分化してメモ書きをします。
それらを踏まえて実際に仕事をしていくことで、PDCAを早く小まめに回す事ができます。
効率を極限まで上げるノウハウ
効率的な情報収集
自宅で毎朝、毎晩30分を情報収集に当てる
なぜ自宅で行うかというと、邪魔が入らないからです。
会社では上司に「ちょっといいか？」と声をかけられたり、後輩から「ここがわからないので教えてください」と聞かれたりすることも多々あるでしょう。
そして30分という時間制限を設けているのは、調べすぎを防ぐためです。無制限に調べると、逆に情報の洪水が起きてしまい、むしろ頭が混乱します。
検索結果表示を100件に設定し、選択された検索結果を別ウィンドウで開くようにする
このメリットはページ移動が少なくて済み、また見終わった記事をCtrl＋W（Windowsの場合）で閉じて次の検索結果に移ることができる点です。Google Chromeは検索スピードが一番早いのでおすすめです。
書類・資料作成の時間を最小化
「メモ書き」を活用して最善最速で仕上げる
例えば提案書を作成する場合を考えていきましょう。
パワポで提案書を作成する前にメモ書きでラフを書き上げることがポイントです。
実際の作業時間が短くなりますし、要点が整理された状態で取り掛かることができるので、質の高い提案書を作成することができます。
ブラインドタッチとショートカットキー
効率アップするならこの２つは欠かせません。小さな積み重ねですが、5年、10年と積み重なると大きな差が生まれてきます。
私の尊敬する両学長の言葉で「今日が人生で一番若い日です」というものがあります。始めるなら今です。
ブラインドタッチ練習でオススメのサイトはタイピングジャングル（英語が得意な方向け）やe-typing(日本語対応）です。どちらもゲーム感覚でタイピングを楽しみながら身に付けることができます。
ショートカットキーは以下のものを使ってみましょう。
【行を上下する】Shift+Alt+上あるいは下の矢印
【ウインドウを閉じる】Ctrl+W
【コマンドを１動作もどす】Ctrl+Z
【戻したコマンドを逆に戻す】Ctrl+Y
【ファイル名を修正する】ファイルを選択してF2
※全てWindowsの場合
メールを制するものが時間を制す
メールは即返信
言わずもがなですが、メールは即返信したほうがいいです。
難しい内容のメールは15分くらい寝かせて見返したほうが正しく返信ができます。
私は１日20〜30件ほどメールが来ますが、気付いた時に即返信しているため常に未読は０です。
単語登録を200〜300登録する
これは一番効果が高い方法です。
私も実践しましたが、メールをはじめとして他の業務も飛躍的に早く処理できるようになりました。
・頻繁に使うものは最初の１文字で登録する
「う」→ウメハック
・通常は最初の２文字で登録する
「おは」→おはようございます。 「じゅ」→住所
ミスコミュニケーションが仕事を遅くする
丁寧に話を聞くことで、むしろ仕事は早く進む
仕事を振られた際に、ろくすっぽ聞くこともせず、すぐ取り掛かることが仕事を早く終わらせると思っている方がいます。
それは間違いです。
先ほどの８原則で全体像を把握するとありました。
まずすべきことは、仕事をふってきた人に”仕事をする上で必要な情報”を確認します。
「これはこういうことで合っていますか？」という一言がミスコミュニケーションを防ぎます。
まとめ
マッキンゼー式爆速仕事術をご紹介しました。
累積戦略を積み重ねることで、誰でも飛躍的に成長できます。
是非実践してみてください。
今回参考にしたのはこの本です。
普段本を読む時間が取れない方は、本を耳で聞くAudibleがオススメです。今なら1冊無料ですので是非試してください。
一方はこれで十分だと考えるが、もう一方はまだ足りないかもしれないと考える。
松下幸之助
そうしたいわば紙一枚の差が、大きな成果の違いを生む。
